ES - Ticket Bai Configuration

TicketBai es el sistema que han puesto en marcha las haciendas de las tres provincias vascas, para llevar el registro de todo lo que se vende. Todo tiene que declararse por este sistema.

Cuando envías un cobro a la hacienda de turno, consigues una URL a la misma que refleja la información del cobro y valida que, efectivamente, ha sido declarado. Esa URL también se puede mostrar en forma de "QR", y presentado a los clientes, un requisito obligatorio de acuerdo a las órdenes forales que regulan esta iniciativa.

¿Qué alcance tiene la integración? 

La integración permite enviar facturas y anulaciones de factura de todos los cobros, excepto los que son externos (es decir, los cobros de Playtomic). Esos se declararán por otro lado, el caso es que el CRM no los manda, los ignora.

Los cobros hechos con bono tampoco se mandan (sí las recargas) puesto que sería declarar dos veces lo mismo. Por ejemplo, si un cliente recarga 10€ en un bono, solo se declararán esos 10€, no cada uno que haga de esos 10€, ya que si no, sería como si hubieráis cobrado 20€.

¿Cómo puedo acceder al menú de TicketBai en Syltek?

La configuración de TicketBai está en el menú Facturación en la columna de la derecha.

Configuración general de la integración

Una vez la configuración interna que hacemos nosotros está bien puesta, hay dos funcionalidades a activar en Configuración/Centro: 

Generar y enviar QRs automáticamente: Cada vez que se crea un cobro (tipo cobrado), manda una factura correspondiente con el mismo importe a la hacienda. Esto produce un elemento en el listado de "Facturas enviadas a TicketBai" al que se accede en la pantalla general TicketBai de la primera imagen de esta guía. Como se comenta más arriba, los cobros de Playtomic quedan excluidos. Igualmente, si está activado, cuando se anula un cobro que fue enviado a TicketBai, también se remite una anulación de dicho cobro en TicketBai.

Enviar email con el QR al cliente del cobro automáticamente: esto genera un email para cada cobro o anulación remitida al sistema TicketBai, con destinatario el cliente del cobro cuando tiene email. Si no tiene email pues no se manda nada.

Entrando en Facturación/Ticketbai- Panel de control TicketBai encontraréis 3 apartados, el primero de Configuración es lo que realizamos nosotros internamente, los otros 2 apartados son los que os atañen a los clubes.

Envío Manual de cobros

Además de los envíos automáticos de cobros según se producen, se pueden enviar cobros, bien porque el envío automático está desactivado o bien porque son cobros pasados antes de activar la integración.

Se entra por el link de "Enviar o anular cobros" de la pantalla TicketBai.

El envío solo deja mandar hasta 20 cobros de una vez, si no es para enviar unos pocos cobros debe evitarse, podría reducir ese límite en el futuro. El envío en segundo plano no tiene límite, aunque podría añadir algún límite tipo varios miles en el futuro.

Es importante usar los filtros en el listado de cobros. Esta pantalla cargará lentamente porque muestra todos los cobros que no tengan envíos a Ticketbai presentes en el sistema inicialmente. A la hora de mandar un grupo de cobros, lo ideal es dar con los filtros que nos consiguen el conjunto de cobros que queremos y darle a seleccionar los "XXX" cobros que resulten. Y mandar en segundo plano.

🚨 No poner ningún filtro, darle a los 200000 cobros, o lo que sea, y mandarlos todos de golpe por dos razones:

1º porque va a reventar un programador de tareas

2º porque los clubs generalmente queréis enviar solo un periodo de tiempo determinado en la puesta en marcha, como por ejemplo todos los cobros desde el 1 de enero de 2023 o alguna otra fecha relevante.

Al enviar una factura de un cobro, desaparece de esta pantalla al recargar. Solo seguirá saliendo si el intento de envío falla directamente.

Se creará una tarea programada cuyo progreso se actualiza de forma continua, similar a cuando se emiten las cuotas.

Comprobar el estado de las facturas enviadas:

Entra por el link de "Facturas enviadas a TicketBai" en la pantalla general TicketBai.

Generalmente, se envían en unos pocos segundos/un minuto, pero si se mandan muchas de golpe o hay mucha carga, podría llevar más tiempo.

Aunque la factura se envíe con posterioridad, el QR se consigue inmediatamente, salvo que haya algún error. Si accedes a cualquier factura de estas, el QR se puede ver ahí.

Cuando el programa deja en cola una factura, esta queda en estado pendiente y no hay una sincronización automática del estado, sin embargo, se puede actualizar manualmente el estado de una factura para preguntarle al programa que las gestiona si la ha enviado ya, o si hubo errores. El campo "último estado observado" del programa se actualiza en consecuencia.

Ejemplo, hemos mandado esta factura:

Está pendiente, si la marcamos y le damos a "Actualizar estados" un par de minutos después de haberse creado la factura:

Sale que se ha enviado. Esto quiere decir que hacienda ya tiene la información de este cobro.

🚨 El botón "Actualizar todos los pendientes" hace lo que dice, y tardará mucho si se han acumulado muchas facturas en estado pendiente. ⚠️⛔Mejor no darle si no hace falta y hay muchos envíos pendientes, y en su lugar marcar las facturas que interesen. Pero para las pruebas iniciales puede ser útil.

¡Con cualquier duda nos decís!